Подготовка к совещанию, или Как перестать тратить время впустую

Подготовка к совещанию, или Как перестать тратить время впустую

Я уверен, что каждый из читателей хотя бы раз в профессиональной деятельности принимал участие в совещании. Также уверен, что большинство задавались вопросом: «А что я тут делаю? Зачем меня позвали?». После чего, выходя из подобных собраний, чувствовали, что не достигли желаемых целей, или еще хуже, что совещание было частично или полностью провалено.

В подобных ситуациях я бывал не раз и каждый раз анализировал, почему же не были достигнуты желаемые цели. В большинстве случаев причиной была недостаточная подготовка.

По моему наблюдению, многие пренебрегают или недостаточно внимания уделяют этапу подготовки, вследствие чего попадают в неприятные ситуации, которые можно было заранее предусмотреть.

В данной статье я поделюсь этапами подготовки к совещаниям, которые лично для себя вывел.

Формирование цели совещания

В первую очередь я стараюсь определить четкие цели и визуализирую конечный результат. После чего я задаю себе простой вопрос: «Цель может быть достигнута при помощи совещания или этот вопрос можно решить звонком, письмом или любым другим способом?».

Для примера расскажу вам историю, которая произошла со мной в то время, когда я работал бизнес-аналитиком в одном из банков.

В один прекрасный день ко мне подошел руководитель проекта и пригласил меня на совещание рабочей группы. На попытки выяснить причину, почему я должен присутствовать там, он вручил адженду из одного пункта: «Ты нужен для обсуждения процесса кредитования физических лиц».

Пожав плечами, я двинулся в комнату для переговоров, где находилось порядка 10 человек. Руководитель, указав на меня рукой, сказал: «Вы просили аналитика, вот вам аналитик…»

У всех загорелись глаза, а я с опасением присел на свободное место и начал пытаться понять, что от меня требуется. На совещании обсуждали процесс кредитования: кто-то говорил, что процесс не идеальный и его нужно пересмотреть, кто-то предлагал повысить % ставки, кто-то — пересмотреть сотрудников на точках продаж… Ну, собственно, полный каламбур.

Я несколько раз все еще пытался выяснить проблему для ее обсуждения, но спустя несколько безуспешных попыток я просто сидел и ковырялся в телефоне, так же, как и большая часть моих коллег. Это длилось до тех пор, пока один из участников не заявил об усталости и не предложил заканчивать. Все поддержали его и начали расходиться, но руководитель попросил меня остаться и задал мне вопрос:

— Ну, что скажешь?
— Эм-м-м… а что ты хочешь услышать?
— Твое экспертное мнение по нашему процессу кредитования, ты же аналитик…
— Мне нечего ответить. Я не понимаю, что ты от меня ожидаешь. Адженда: «Обсуждение процесса кредитования физических лиц». Мы его обсудили, какие-то моменты я зафиксировал. Что ты ждешь от меня? 
— Ты издеваешься? Мне нужен отработанный процесс, ты же аналитик. 
— Правильно ли я тебя понял? Сейчас стоит задача пересмотреть текущий бизнес-процесс и определить узкие места, а также как этот бизнес-процесс можно улучшить?
— Да!
— Ура, разобрались.

Далее я попросил его дать мне два дня на составление плана по данному вопросу и провел ряд рабочих совещаний? цели которых были уже заранее определены. Например: «Формирование рабочей группы, определение зон ответственности участников рабочей группы, согласование перечня безбалансовых отделений для проведения анализа AS-IS». Благодаря четко сформулированным целям каждого совещания, нам удалось в течение 4 месяцев провести реинжиниринг бизнес-процесса.

Какой можно сделать вывод? Большинство коллег не понимали, зачем они собирались и что в результате совещания необходимо было получить. Соответственно, все разошлись без достижения целей, хотя адженду вроде как выполнили — процесс кредитования обсудили.

Поэтому, если вы понимаете, что можете решить задачу другим путем, сэкономив тем самым ваше время и время коллег — сделайте это.

Определение даты и времени совещания

Забавный случай произошел со мной в предпраздничный день. Мне назначили совещание 23 августа на 16:00, ну и конечно, никто не задумался о том, что рабочий день у клиента был до 16:30.

Итак, в этот день я приехал на встречу, и мы пытались работать первых 15-20 минут. А дальше все участники совещания просто посматривали на часы и думали о предстоящем празднике, шашлыках, отдыхе, рыбалке. Никто, в том числе и я, не смог побороть эти предвкушения. Совещание было полностью провалено, мы не проработали в полном объеме ни одного из 5 вопросов, да и не очень то хотели, если честно.

Потому оптимальное время проведения совещания — это через час после официального начала рабочего дня и через час после завершения обеденного перерыва. Это позволит участникам спокойно подготовиться к совещанию и прийти в хорошем работоспособном состоянии. Не стоит назначать встречи в предвыходной или в конце рабочего дня.

Выбор места совещания

Будьте очень внимательны при выборе локации для проведения совещания. От этого также может зависеть результат совещания.

Почему? Приведу пример из моей практики. На одном из проектов, где я выполнял роль руководителя проектов, два разработчика заболели, а это ровно половина всей команды. В этот момент у нас заканчивался 2-й спринт и была запланирована демонстрация клиенту. Скажем честно, клиента не интересовали наши проблемы: были сроки и клиент желал получить систему вовремя. В результате заказчик, конечно же, отказался переносить демонстрацию, настаивая на соблюдении первоначального плана.

Это была первая демонстрация, а показывать особо нечего было, так как на первом спринте в основном задействованы были разработчики бэкенда. А на втором спринте в строю остался только один разработчик фронтенда.

Деваться было некуда. Я пригласил клиента со спонсором проекта к нам офис, и мы были полностью готовы к высказыванию нам всего негатива.

Как вы думаете, почему я так сделал? Это не более чем психологический ход, благодаря которому на своей территории мы чувствовали себя комфортнее и увереннее, устроив теплый прием с чаем и тортиком. В свою очередь был растоплен лед в коммуникациях с нашими гостями.

Да, было видно, что клиент не был полностью удовлетворен. Но в тоже время демонстрация прошла в дружественной обстановке. Повезло? Не уверен. Ведь на территории клиента и при его подчиненных он любил с важным видом показывать, какой он строгий начальник. На нашей территории этого замечено не было.

Благодаря этому я выделяю три локации для встреч исходя из целей:

  • на территории клиента — нужны для того, чтобы выявить потребность и привлечь нужных экспертов со стороны заказчика при необходимости;
  • на нашей территории — когда нужно отстоять свои позиции или доказать свою стратегию;
  • на нейтральной территории, — как правило, когда нужно найти компромиссное решение.

Формирование повестки совещания

При формировании повестки дня я определяю перечень вопросов для рассмотрения и необходимых участников в разрезе каждого вопроса. То есть тех, кто может помочь в его решении.

Далее обязательно отмечаю ориентировочный тайминг для каждого вопроса, чтобы их все можно было решить в течение совещания. Оптимальная продолжительность коллективной работы составляет всего 40-45 минут. Если больше — внимание участников будет ослабевать.

Определяйте приоритеты для каждого вопроса, чтобы в течение первых 40-45 минут проработать вопросы с максимальным приоритетом, а менее приоритетные, как вариант, перенести на следующее совещание.

Определение способа коммуникации и участников совещания

Думаю, что многим читателям знакома подобная ситуация. Наш поистине великий и неповторимый, уважаемый до глубины души (и это сказано без иронии и сарказма), сейлз-менеджер Илья под конец рабочего дня вернулся со сложного совещания с VIP-клиентом. Он подошел ко мне, и у нас возник диалог:

— Артур, я был у клиента, он просит завтра утром, часам к 12, с тимлидом приехать к архитектору, так как у него есть вопросы к программной архитектуре.
— Какая цель и адженда встречи?
— Честно, не знаю. Пытался выяснить, но, к сожалению, не получилось. Попробуй связаться клиентом и узнай все детали, которые тебя интересуют.

Весь вечер и утро следующего дня я безрезультатно пытался связаться с клиентом средствами телефонной связи, разнообразных мессенджеров, почты, и все это не увенчалось успехом. Пришлось ехать.

Из офиса мы вышли в 10:30, так как нужно было ехать в другой конец города. Ровно в 12:00 мы приехали к клиенту ради совещания в 3 минуты. Архитектор задал только один вопрос: «Вы строили архитектуру с учетом отказоустойчивости?». Мы ответили: «Да». На этом совещание закончилось, и нас ждала полуторачасовая обратная дорога в офис.

Мы потеряли 3 часа на дорогу и 3 минуты на ответ. Вот такой результат. По возвращении в офис я распечатал и повесил перед собой надпись: «Без адженды и целей совещания не проводить!»

Для определения состава участников совещания мне помогают ответы на следующие вопросы:

  • под каждый вопрос определен участник, ответственный?
  • необходимо ли привлечение экспертов по вопросу?
  • достаточно ли у ответственного полномочий для принятия решения по вопросу?

Ответ на вопрос: «Что я хочу получить в результате по каждому из вопросов?»

Для этого я создал шпаргалку, которой хочу поделиться:

№ п/пТекст вопросаОтветственныйТаймингПриоритетОжидаемый результатАльтернативный результат

Благодаря этим 6 пунктам можно не только сократить количество потраченного времени, но и действительно решать вопросы, которые влияют на результативность работы компаний, а ведь это и есть главная цель совещаний.


Делитесь в комментариях своим опытом и личными лайфхаками по проведению продуктивных совещаний.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *